Tìm hiểu về nghề làm tổ chức sự kiện

Xuất hiện ở Việt Nam khoảng năm 1995 chỉ với một vài doanh nghiệp của người nước ngoài, đến nay số công ty làm nghề tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đã khá nhiều. Còn số lượng các doanh nghiệp marketing và các công ty khác có kèm sự kiện thì vô số.

Một đội xe cứu thương, cứu hỏa dự phòng trường hợp có vấn đề; rồi việc sắp xếp cho tạp chí chụp ảnh, cho Beckham xuất hiện trước đám đông an toàn mà dấu ấn sâu sắc... cùng hàng ngàn chi tiết nhỏ nhặt khác được lên chiến lược chi li đầy kín cả xấp giấy và được thực hiện sát sao để cuối cùng siêu sao này đến và rời VN êm xuôi. Lo liệu tất cả việc ấy là doanh nghiệp Biz Solutions.

Sân khấu là một quả cầu sắt khổng lồ có hình lọ nước hoa, quả cầu từ từ mở ra, ca sĩ người cái “ngôi sao” từ trong đó xuất hiện. Trang phục của ca sĩ, nhóm múa, người chiếc, cùng ánh sáng, phông nền... mang màu dịch vụ. Đó là show ca nhạc - thời trang "Ấn tượng bạc" ra mắt nước hoa lớn hơn cấp HugoBoss của Pháp do doanh nghiệp D&D tổ chức.

chương trình đón mẫu khí thứ 1 từ Nam Côn Sơn được tổ chức tại Dinh Thống Nhất. Sân khấu được doanh nghiệp Venus thiết kế với những ống dẫn dầu và một quả cầu. Khi bốn đối tác cùng đặt tay lên thì quả cầu rực sáng, cùng lúc các ống dẫn khí tuôn trào.

lễ khai trương S-Fone được Max Communications và Coon thiết kế với một hình trụ mang biểu tượng S-Fone từ từ nhô lên khỏi một khối bán cầu đang mở ra, cùng lúc các dàn đèn rực sáng, khói bốc lên cao.

Trong chương trình “Thương hiệu Việt”, Coon events lại tạo điểm nhấn bằng phương pháp mời hai họa sĩ Nguyễn Tri Phương Đông và Châu Giang đến thực hiện những tác phẩm nghệ thuật sắp đặt với chất liệu là dịch vụ đồ gia dụng giày dép, kệ, thớt...

Để giới thiệu dịch vụ cho dầu nhớt Shell, công ty Biz Solutions đã mời hai chuyển động viên thể hình sơn phết khắp người, rồi để cả hai đứng tạo dáng như những bức tượng thật. Khi nhạc nổi lên, hai “bức tượng” nhảy múa, cả hội trường ồ lên.

Giới truyền thông gọi việc thiết kế các lễ trên là làm “event” (sự kiện). Do tính cạnh tranh ngày càng cao giữa các doanh nghiệp và để thu hút người tiêu dùng, các doanh nghiệp đặt hàng thường nhu cầu các dịch vụ “event” cần làm thật nổi bật, “không đụng hàng”. Họ đã quá ngán các kiểu khai trương là buộc phải cắt băng lễ khánh thành, động thổ là phải xúc đất.

Theo anh Nguyễn Mạnh Tường, giám đốc công ty Max, nếu trước đây chỉ có những doanh nghiệp không nhỏ của nước ngoài lưu ý đến việc tổ chức các sự kiện thì hiện tại nhiều doanh nghiệp cao trong nước cũng đã bắt đầu để ý đến phương thức quảng bá thương hiệu mới mẻ này.

Dân làm nghề tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể sống quanh năm vì mỗi năm một đơn vị tổ chức ít nhất vài event không nhỏ nhỏ. cao thì kinh phí từ vài trăm triệu đến vài tỉ đồng, nhỏ thì vài chục triệu: tổ chức live show (chương trình ca nhạc lớn hơn có ngôi sao, truyền hình trực tiếp), sự kiện cộng đồng (đi bộ vì người nghèo), road show (triển lãm di động qua nhiều địa phương); tổ chức các hội chợ thương mại hoặc triển lãm; những lễ giới thiệu SP & DV mới, hội nghị đối tác, những buổi họp báo, hội nghị... Mỗi sự kiện có thể chỉ diễn ra trong vài giờ đến kéo dài cả năm.

Vào “trận đánh”

Dân trong nghề thường ví von tổ chức mỗi event như tham gia một trận đánh mà mình là người chỉ huy phối hợp nhiều thành viên. Rủi ro có thể ập đến bất cứ lúc nào, chỉ khi kết thúc mới hết lo. Chuyện đi đêm, ngủ đêm tại hiện trường với những show tất yếu như lễ áo trắng của OMO ở Bình Quới, kỷ niệm 10 năm Sanofi ở công viên Lê Văn Tám... đã trở nên chuyện cơm bữa. Giám đốc ý tưởng công ty D&D Hồ Khánh Lân, người tham gia viết hạng mục “cúp vàng bóng đá thế giới ở VN”, kể: “Khi gọi thầu, để đảm bảo bí mật họ không nói rõ ý định, đùng một loại đến gần ngày họ mới nói thật. Vì vậy bộ sậu khoảng 10 người làm chương trình này vừa nên vắt óc viết lại kịch bản vừa làm bất kể sống chết đêm ngày để huy động 300 con người từ đạo diễn, ca sĩ, người loại đến tiếp tân... với vô vàn chi tiết như âm thanh, ánh sáng, sân bãi, phông màn sân khấu đến gửi thư mời, đặt khách sạn, lo phương tiện đi lại, miếng ăn, nước uống cho khách... Chúng tôi vừa làm vừa hồi hộp, cứ sợ có sơ suất gì để xảy ra sự cố thì tiêu... Bởi thế với nghề này nên có đôi chân để chạy, đôi vai để gánh vác, loại đầu để xử lý công việc và trái tim để sống với nó!”.

Vô vàn sự cố không tên, không lường được có thể xuất hiện trong một lễ từ những sai sót nhỏ như xem nhẹ đĩa CD của đối tác ở nhà, ca sĩ bỏ show, MC giỏi đến trễ, âm thanh ánh sáng trục trặc, thiếu ổ cắm điện, mưa, cúp điện bất ngờ; rồi khách đến quá ít hoặc đến quá đông; đạo diễn bỗng dưng muốn cắt bớt một số chi tiết của lễ...

Dân event hay nhắc đến trường hợp “phá sản” như lễ biểu diễn tại VN của ngôi sao điện ảnh - ca nhạc Hàn Quốc Ahn Jae Wood chỉ vì không thỏa thuận được địa điểm tổ chức ở phút cuối.

“Cơn bão ý tưởng”

Có thể thấy tính marketing, thương mại ở những sự kiện kể trên ngày càng được thể hiện sáng tạo mới lạ, giàu cảm xúc, giàu hình ảnh mà dân trong nghề gọi là tính “art” (nghệ thuật). Theo chị Trần Diệu Hồng - giám đốc PR của Venus, yếu tố “sáng tạo” là yêu cầu số 1 từ phía khách hàng: bắt buộc để lại ấn tượng nơi người tham dự, là yếu tố quyết định để thắng thầu của một công ty, cùng việc báo giá hợp lý.

Trước một show thầu cao, thường tất cả thành viên của doanh nghiệp đều ngồi lại cùng đưa ra ý tưởng cho hạng mục - gọi là buổi họp “brain storming” (cơn bão ý tưởng). Để thực hiện ý tưởng, những người làm “event” cần mời nghệ sĩ, ca sĩ, họa sĩ, nhà văn, nhà thơ, cầu thủ... nổi tiếng nhất xuất hiện trong lễ.

Chỉ là những buổi tiệc chiêu đãi cuối năm, giá chỉ vài ngàn USD nhưng cũng phải làm có chủ đề: truyền thống khác, hiện đại khác; hay dân tộc và hiện đại phối hợp như phương pháp một doanh nghiệp mời MC Thanh Bạch giả làm Táo quân nhưng cưỡi xe Piaggio và xài laptop trong buổi tiệc của một doanh nghiệp vi tính; có khi cả buổi tiệc là một đô thành Ba Tư cổ xưa...

Để luôn có ý tưởng mới, dân sự kiện, đặc biệt là các giám đốc ý tưởng, có thói quen hay “nhìn ngó, sờ nắn, chụp ảnh” khi bắt gặp những gì hay - lạ. Họ bắt buộc đi nhiều, đọc nhiều, xem nhiều, có kiến thức, có nhiều năm kinh nghiệm để biết trong hoàn cảnh nào, với sản phẩm nào thì ý tưởng đưa ra là khả thi, ưa thích với văn hóa, pháp luật của nơi sẽ tổ chức. Hơn thế, họ còn phải có cảm hứng sáng tạo và đam mê “hết mình”.

Sau khi tổ chức dấu ấn sâu sắc đêm ra mắt nhãn hiệu giày XOXO của Mỹ với những màn thời trang và múa giày độc đáo trước hàng ngàn khán giả, tập đoàn sở hữu nhãn hiệu này đánh giá lễ là một hoạt động thành công điển hình trong năm của họ ở phạm vi toàn thế giới. Giám đốc Coon Nguyễn Công Ái Huyên và người đưa ra ý tưởng kiêm dàn dựng Nguyễn Ngọc Thụy được mời qua Mỹ một tuần tham gia buổi tổng kết hoạt động năm 2003 trên toàn cầu của tập đoàn này và chuẩn bị kế hoạch cho những sự kiện tiếp theo. Huyên sinh năm 1972 và Thụy sinh năm 1976.

eventchannel