Họp báo là một vẻ ngoài để kết nối công ty với giới truyền thông và cộng đồng. Để có một buổi họp báo ấn tượng đòi hỏi bắt buộc tiến hành một khối lượng việc làm lớn.
Nếu cảm thấy khoản kinh phí bỏ ra cho việc thuê một công ty PR chuyên tổ chức dịch vụ họp báo là quá tốn kém, bạn hoàn toàn có thể tự trang bị cho mình những kiến thức để tự tổ chức một buổi họp báo trọng thể và gọn gàng, thu hút được giới quảng cáo tới tham dự
Nhiều nhà quản lý đã buộc phải loay hoay khá lâu khi chiếm được mong muốn tổ chức một buổi họp báo. Khái niệm họp báo đã không xa lạ với gần như tất cả mọi cá nhân, sinh ra liên tục trên truyền hình, mặt báo, nhưng làm thế nào để có được một buổi họp báo đàng hoàng, đạt mong muốn, thì vẫn còn là khái niệm xa lạ với nhiều cá nhân.
Để bắt tay vào việc tổ chức một cuộc họp báo, chúng ta hãy nắm kỹ 7 bước chủ đạo sau:
1. chuẩn bị phần nội dung
Giới nhà báo tới với event của công ty ta là để lấy thông tin. ta cần nhớ thông tin là “nhân vật” chính của mỗi cuộc họp báo. vì đó, nhà tổ chức cần đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong event này là những thông tin xác đáng nhất. Hãy thử hình dung, nếu bạn mời các nhà báo nhưng rất ít người, hoặc không một ai tới dự, thì chắc chắn lý vì chính là ở phần kịch bản không đáng được để ý.
Trước khi ta bắt đầu triển khai buổi họp báo, hãy thăm dò thái độ của giới phóng viên về phần kịch bản chính của event này. Chẳng hạn như, chúng ta gọi qua một số báo và đài truyền hình mà chỉ nhận được lời hứa ậm ừ: “Chúng tôi sẽ nỗ lực cử phóng viên đến đưa tin...”, thì đó là lúc bạn nên xem lại phần nội dung sự kiện.
2. vị trí tổ chức họp báo
Có rất nhiều lựa chọn cho buổi họp báo của doanh nghiệp ta. Một điều ta nên cần nhớ là tiêu chuẩn của một phòng họp báo là nên đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh... Các trung tâm hội thảo, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp ngày nay. Bên cạnh các nhân tố kỹ thuật, thì bắt buộc đảm bảo điều kiện về ánh sáng, trang trí lịch sự, không phô trương.
Một số công ty bởi muốn “chơi trội”, đã lựa chọn các không gian ngoài trời cho cuộc họp báo. Tuy nhiên, ta nghĩ sao về cuộc họp báo ngổn ngang: không có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, nhà báo ảnh và âm thanh thu về chỉ toàn nghe... tiếng gió.
3. Mời khách (phóng viên)
Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, buộc phải trọng thể, lịch thiệp và thật ngắn gọn: Chủ đề, vị trí, thời gian, những nhân vật có mặt và nhập cuộc trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo. nên chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Hãy cố gắng để cơ quan báo chí... không xem nhẹ lời mời của bạn.
4. chuẩn bị tư liệu họp báo
Tư liệu họp báo bắt buộc buộc phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để phóng viên theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: chiến lược họp báo (nội dung đi kèm thời gian), lý lịch trích ngang của nhân vật chính và các nhân vật có bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bào phát biểu soạn trước của nhân vật chính.
Thi thoảng các tài liệu được phát theo từng phần của buổi họp báo để tráng tình trạng giới phóng viên tới và nhận hết những tài liệu cần có để rồi... về luôn. dễ chơi là họ hoàn toàn có thể tác nghiệp, viết bài với những thông tin trong tài liệu này.
5. luận bàn với MC và cá nhân diễn thuyết
Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, ta phải gặp gỡ trước với những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới, có thể đấy chính là chỉ huy của bạn. Lý bởi vì là nhà tổ chức buổi họp báo buộc phải buộc phải xem trước những kịch bản nào được phát ngôn. ta bắt buộc góp ý với những bài nói dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề buổi họp. chỉ dẫn các nhân vật phương pháp trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình diễn bài phát biểu của mình, hoặc làm thể nào để tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi.
MC của buổi họp báo phải thoả mãn tiêu chí: Giới thiệu đúng và nói rành mạch để mọi cá nhân nghe được. MC chuyên nghiệp không bắt buộc và không nên nhắc lại hoặc tổng hợp lại quan điểm của các người phát biểu vì phần tổng hợp ấy có thể... bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp. MC giỏi có thể làm giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng niềm vui, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, vui nhộn không cần diễn ra trước mặt báo giới.
6. Diễn tập
Họp báo là event tất yếu để bạn nâng cao hơn hình ảnh doanh nghiệp mình trong mắt báo giới, bởi vì đó bạn cần bắt buộc chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập chính là lúc chúng ta phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo. Chẳng hạn như MC chuyên nghiệp đã làm đúng mong muốn giới thiệu chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và nhà báo không, mọi thứ khi lên hình đã đạt nhu cầu chưa, hoặc thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều quá hay không?...
7. Buổi họp báo bắt đầu
Mọi thành viên trong ban tổ chức buộc phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, chúng ta cần kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu nghênh tiếp, hướng dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên. Buổi họp báo buộc phải được khởi đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham dự. Hãy vận dụng những tình huống ta đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo.
bạn bắt buộc lịch sự nhắc nhở phóng viên bởi một ai đó có thể đề nghị được nêu câu hỏi dù rằng chưa tới thời gian cho phần hỏi đáp. Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn, bạn nên bố trí thứ tự phù hợp: chẳng hạn như các nhà báo sẽ lần lượt tác nghiệp theo danh tính và tên cơ quan, theo địa điểm chỗ ngồi…
kết thúc buổi họp báo, ta hãy dành cho giới truyền thông những lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ yêu cầu được tiếp tục nghênh tiếp họ trong những lần họp báo tiếp theo. Sau đó, chúng ta có thể yên tâm ra về và chờ xem TV buổi tối hoặc các báo ngày hôm sau, để có được những thông tin nóng hổi nhất về chính doanh nghiệp của ta
Theo Bwportal
0 nhận xét:
Đăng nhận xét