Tổ chức sự kiện: Dự trù chi phí phát sinh

Việc thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là cần thiết nếu bạn không có khả năng quản lý chi phí cho sự kiện. Thông thường, với 1 bảng dự trù kinh phí sự kiện, không tính phí quản lý (10 - 15% tùy Agency), phí 10% VAT thì việc dự trù kinh phí cho những khoản khó đoán biết mang thể bao gồm phần kinh phí mà thông thưòng người tổ chức sự kiện thường lấy con số tượng trưng là 10 – 20 % tổng tầm giá một chương trình.

Để đề phòng các ngân sách phát sinh khỏi tầm kiểm soát, hãy lưu ý một số vấn đề dưới đây để tránh các thiếu sót lúc thực hiện bảng dự trù kinh phí.

Mức giá phát sinh do các rủi ro có thể xảy ra
Tùy thuộc vào đặc điểm của mỗi event, hãy nỗ lực dự báo các rủi ro sở hữu thể gặp bắt buộc. Chẳng hạn như khi tổ chức sự kiện tại hà nội như rockshow  tại quán cafe, dự đoán trước nguy cơ cái trống mang thể bị thủng cực kỳ cao hơn vì rock band đánh mạnh và các tấm kính hay bóng đèn có nguy cơ vỡ do người tham dự xô đẩy, chen lấn, người tổ chức đã lường trước những ngân sách này và đưa vào bảng dự phòng rủi ro. Kết quả là trống đã bị thủng và có hai tấm kính bị vỡ, nhưng nhà tổ chức đã với ngay mức giá cho việc này và ko để nó ảnh hưởng tới doanh số.

Những chi phí phát sinh chưa tính toán được

Trường hợp bạn tổ chức 1 lễ biểu diễn phong cách thì ngoại trừ các giá tiền cơ bản như sân khấu, người cái trang phục, âm thanh ánh sáng, di chuyển v.v thì bạn phải tính cả giá thành giặt ủi quần áo cho những trang phục sẽ được biểu diễn, nhất là nếu đấy là một show diễn kéo dài trong rộng rãi tuần.

>> Tổ chức lễ khai trương, khánh thành

Tính toán ko khéo những kịch bản trong sự kiện

Bạn phải sử dụng kinh nghiệm cá nhân của mình hoặc tham khảo ý kiến của người đi trước để mang các dự trù sát thực tế nhất, giả dụ không lúc xảy ra phát sinh bạn sẽ rất khó xoay sở trong chi phí có hạn đã nhận được.