Lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện là hạng mục quan trọng trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện. Công ty tổ chức sự kiện phải hình dung được mọi hoạt động của sự kiện, từ đó có cái nhìn tổng quát về địa điểm diễn ra sự kiện. Những hoạt động cụ thể của sự kiện đòi hỏi phải có vị trí thích hợp.

Để giải quyết được vấn đề này, chúng ta tiến hành lập bảng nội dung về các hoạt động sự kiện theo thời gian và những yêu cầu của các hoạt động đó.

Hãy hình dung các hoạt động sự kiện để xác định những yêu cầu về không gian cho phù hợp. Một số sự kiện lễ hội ngoài trời được tổ chức tại công viên, bãi biển thật hoành tráng. Cảnh trí thiên nhiên cùng với sự bài trí của con người thật tuyệt vời. Cảnh tượng đó không thể có trong hội trường nơi thích hợp với tổ chức các sự kiện như gây quỹ từ thiện có bán đấu giá các mặt hàng, các buổi hội nghị quan trọng như APEC v.v…

>> Tổ chức lễ khai trương công ty, cửa hàng

Nhà tổ chức cần gửi bản yêu cầu đến nhiều địa điểm khác nhau hoặc tới khảo sát trực tiếp xem nơi nào có thể đáp ứng được các yêu cầu đó. Tuy nhiên không nhất thiết các nội dung hoạt động sự kiện phải ở cùng một vị trí mà trái lại tùy theo ý tưởng của nhà tổ chức mà chọn những địa điểm khác nhau sao cho phù hợp với từng hoạt động sự kiện nêu trên. Những yêu cầu đối với từng hoạt động sự kiện phải thật cụ thể và phải ghi chú vào bảng yêu cầu.

Không gian bố trí và diễn tập: Rất nhiều hoạt động chuẩn bị cần không gian. Không gian đảm bảo cho các hoạt động chuẩn bị tốt, không gian cần cho các hoạt động diễn tập. Có nhiều hoạt động sự kiện phải tập luyện trước một cách thuần thục mới được thực hiện trong sự kiện như dẫn chương trình, các chương trình và thiết bị nghe nhìn, hoạt động của các diễn viên, lắp đặt thiết bị…

Cuối cùng là chi phí cho thuê địa điểm, bạn cần cân nhắc kĩ vì phí chỉ tính lúc sự kiện diễn ra chính thức để giảm thiểu chi phí tổ chức sự kiện, nhưng điều này lại gây khó khăn cho bạn nếu bạn muốn chạy thử, diễn tập cho sự kiện