Hàng loạt hợp đồng triển khai chậm trễ, chi phí cho sự kiện cắt giảm đến tối đa. Việc siết chặt chi phí quảng bá của các công ty đã khiến doanh thu của các nhà to chuc su kien sụt giảm đáng kể. Thêm nữa, các công ty sự kiện mọc lên như “nấm sau mưa” cũng khiến việc cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Bên cạnh tính sáng tạo, năng lực quản lý và tổ chức, giá cả thực hiện luôn là những tiêu chí tất yếu trong việc đánh giá và đo lường khả năng tiến tới ký phối hợp đồng.
tổ chức event trong “bão giá”
Trong thời buổi mà mọi thứ giá cả thay đổi từng ngày và có chiều hướng tăng nhiều hơn là giảm thì việc cân nhắc ngân sách cho việc thực hiện một sự kiện là một nỗi lo không hề nhỏ. Bất kì nội dung nào dù lớn hay nhỏ đều cần cần được cân nhắc sử dụng và sử dụng sao cho tiết kiệm mà vẫn đạt được hiệu quả mong muốn. khách hàng đau đầu vì bắt buộc thế nào để cho khách mời tham gia sự kiện của mình có được sự thoải mái, hình ảnh đẹp mà ngân sách phải bỏ ra không vượt quá chi phí dự kiến. công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đau đầu không kém vì bắt buộc thế nào đạt được các nhu cầu của đối tác trong một mức kinh phí không quá tốn kém mà vẫn có được mức doanh số nhất định. Từ đây đẫn đến một lô một lốc các khó khăn mà người làm hậu phải cho các chương trình sự kiện nên xoay xở cân nhắc giá cả đầu ra đầu vào, kiểm soát chi phí trong suốt quá trình thực hiện sự kiện.
Tạm thông qua các vấn đề về sách lược tổ chức, ý tưởng lễ thì giá luôn là “rào cản” cuối cùng trước khi tiến tới kí xen kẽ đồng thực hiện chương trình. Các câu hỏi thường xuyên của khách hàng trong “bão giá” là “Em ơi, sao năm nay giá lại cao năm trước thế này! ; Chị (anh) cắt phần hạng mục này… giữ lại nội dung kia em nhé!”. Còn rất rất nhiều câu hỏi phản hồi về ngân sách cho một event khi bảng báo giá được gởi kèm với proposal cho một event. Nhưng như vẫn là rất tốt vì ít ra với những câu hỏi trên là cơ hội thực hiện hợp đồng là khá cao hơn. Có nhiều trường hợp cong ty to chuc su kien gửi ý tưởng đi sau bao ngày bỏ công sức đầu tư, suy nghĩ mà chẳng nhận được một hồi âm tích cực nào. Lúc đó thì đành ca bài ca “Sao chưa thấy hồi âm”.
Thật khó khi giá cả mỗi thời khắc mỗi khác, thế mà khách hàng lại đem giá đã thực hiện từ năm trước để so sánh với thời khắc hiện tại. Khi giải thích cặn kẽ, khách hàng nào thông cảm thì vấn đề dễ thở hơn. đối tác nào khó tính thì chi phí đã duyệt là không thay đổi. Điều chỉnh cách thực hiện, thay phương án…là việc thường xuyên nên tranh luận. Bộ phận hậu nên sự kiện cần rà soát lại toàn bộ kịch bản, kiểm soát ngân chi chặt chẽ hơn, thương lượng lại với các nhà cung cấp dịch vụ event để có được ngân sách đầu vào tốt hơn. Tuy nhiên, các vấn đề nội tại chủ quan (quy trình tổ chức, kiểm soát ngân sách,…) thì còn khả dĩ có phương án giải quyết, thế nhưng với các kịch bản buộc phải sự hỗ trợ từ nhà cung cấp thì khó khăn vẫn chưa hết.
Đau đầu để tính toán trong thời "bão giá"
Nỗi lòng nhà tổ chức sự kiện
"Em ơi giá cả dạo này loại gì cũng tăng, vận chuyển nhân công này kia đều tăng hết mà em còn đòi giảm giá thì sao anh làm được!" – Đây là câu nói thường nghe từ các nhà cung cấp trang thiết bị phục vụ lễ như âm thanh, ánh sáng, pháo lửa, hiệu ứng, in ấn... Cũng khó để o ép khi quan hệ việc làm là lâu dài. Lần này giảm thì lần sau cũng thế, dòng khó này không chỉ các nhà cung cấp mà bản thân môi giới cũng gặp nên thế thì đành thông cảm và chia sẻ khó khăn của nhau. Ngồi lại cùng tính toán các phuơng án thực hiện, các giải pháp thay thế sao cho hiệu quả và tiết kiệm là phương pháp duy nhất trong trường hợp không thể giải quyết vấn đề giá. Đấy là nếu như mọi tính toán và giải pháp thay thế đạt được hiệu quả với mức chi phí cho phép còn nếu không thì đành cắt bỏ nội dung hoặc thay đổi hẳn sang phương án dàn dựng hoặc điều chỉnh kịch bản. Lúc này lại phát sinh thêm chuyện khác.
Thông thường sách lược tổ chức bao gồm ngân sách thực hiện sau khi đã thống nhất với đối tác về nội dung chương trình. Phát sinh vấn đề về giá thường xảy ra khi khách hàng chấp nhận chiến lược tổ chức nhưng không thỏa mãn về chi phí thực hiện. Lúc này việc cắt giảm nội dung hay thay đổi phương án, nội dung chương trình sẽ gặp nhiều khó khăn. Việc này chỉ có thể giải quyết bằng cách đưa ra một phương án tổ chức hay thiết kế trang trí khác sao cho vẫn đáp ứng được yêu cầu của đối tác, bảo đảm ý tưởng đã được khách hàng thông qua vẫn được thể hiện và chi phí thực hiện trong tầm kiểm soát. Tuy nhiên tốt nhất là luôn bám sát các kế hoạch tổ chức ngay từ lúc hình thành ý tưởng, các phương án dàn dựng, thiết kế để từ đó có sự điều chỉnh kịp thời trước khi kế hoạch tổ chức đó được chuyển đến đối tác. Không đơn giản chút nào khi buộc phải cân bằng lợi ích của đối tác và sự sống còn của công ty. Dân sự kiện chỉ có nước “cười như mếu” khi ý tưởng bay bổng trong chi phí hạn hẹp.
Cải thiện các phương án tổ chức, phối hợp chặt chẽ với các nhà cung cấp để luôn có giá hiệu quả nhất. Kiểm soát ngân chi, hạn chế các phát sinh trong suốt quá trình thực hiện sự kiện là bí quyết hữu dụng nhất để giảm thiểu những chi phí không hợp lý. Điều này chỉ có thể làm tốt khi ngay từ lúc tiếp nhận thông tin, lên sách lược tổ chức, thiết kế trang trí và dàn dựng. Người thực hiện công việc sản xuất và hậu bắt buộc cho lễ bắt buộc luôn theo sát các công đoạn để từ đó tư vấn và đưa ra giải pháp thực hiện hiệu quả nhất trong thời bão giá hiện nay.
QUANG HUY (MiO Communication)
0 nhận xét:
Đăng nhận xét