Để tự tổ chức tiệc giáng sinh thành công

Để tổ chức một bữa tiệc đêm giáng sinh nội bộ hoàn hảo và quy mô, bạn nên cần có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm tổ chức event. Sau đây là những chú ý giúp bạn tổ chức một bữa tiệc đêm giáng sinh thành công ở khâu lên sách lược, dự trù kinh phí.

1. Chọn ngày tổ chức tiệc


đêm giáng sinh là một khoảng thời gian bận rộn nhất trong năm cho nhiều người khi nói đến các event xã hội, vì vậy tình trạng thiếu chỗ khi đặt tiệc là rất dễ gặp buộc phải. Điều đó có nghĩa, bạn buộc phải đặt hay giữ chỗ càng sớm càng tốt và đặt sớm cũng giúp bạn có được giá cả cần chăng. Hãy nhớ rằng, bạn không thể làm hài lòng tất cả mọi người vì vậy tốt nhất là theo quy tắc "đa số" khi lựa chọn ngày của bạn. Thông thường, thứ Năm và thứ Sáu là được dùng nhiều nhất, vì vậy, những ngày khác trong tuần có xu hướng sẽ được ưu đãi hay khuyến mãi. Một số công ty thậm chí còn tổ tiệc của họ trong tháng 1 để kết hợp chào mừng năm mới và quan trọng là họ sẽ được cung cấp giá tốt hơn.

Ở giai đoạn này, bạn cũng phải ra một email thông báo về bữa tiệc, thông tin chi tiết lúc này có thể không quan trọng. chiếc chính là bạn buộc phải thông tin về các yêu cầu khác biệt như: chế độ ăn uống đặc biệt hoặc dị ứng ... Đây là quan tâm tất yếu mà bạn sẽ cần nên xem xét khi lựa chọn thực đơn cho buổi tiệc.

2. Dự trù ngân sách

Bạn sẽ chi bao nhiêu cho buổi tiệc này, đó chính là Chi phí tổ chức event. Bạn phải cần nắm rõ ngân sách trong quá trình lên kế hoạch càng sớm càng tốt. Chi phí sẽ có một tác động rất cao hơn trong việc dự trù, xác định tất cả mọi thứ từ thức ăn, nước uống, âm nhạc, trò chơi và địa điểm.

ngân sách phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô doanh nghiệp và ý định cũng như mong đợi của ban lãnh đạo. Hãy nhớ rằng bữa tiệc giáng sinh như một lời tri ân, động viên dành cho tập thể nhân viên trong công ty, vì vậy đối tượng bạn bắt buộc làm hài lòng là đội ngũ nhân viên, tuy nhiên bạn cũng phải chuẩn bị kỹ kế hoạch, đặc biệt là khoản Chi phí để thuyết phục được ban lãnh đạo. Và chìa khóa ở đây chính là "Tối ưu hóa ngân sách".

Bạn cũng cần quan tâm thêm một điều là phải dành một ít trong Chi phí làm Chi phí dự phòng. Những sự kiện dù quy mô nhỏ hay cao hơn cũng thường khó tránh khỏi Chi phí phát sinh khi những bất ngờ và rủi ro xảy đến.

3. Chọn loại hình tiệc

Có rất nhiều cái hình tiệc đêm giáng sinh mà bạn có thể chú tâm khi lên sách lược tổ chức. Và nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: vị trí, ngân sách, số lượng khách tham dự, và đội hậu phải cũng như khánh tiết … event được tổ chức ban ngày, buổi tối hoặc cả hai. Hoặc bạn cũng có thể đặt tiệc, một sự kiện đêm giáng sinh trọn gói, từng phần hay tự mình lên chiến lược cho tất cả các khâu.

Nếu bạn tự lên tất cả các khâu từ trang trí, thực đơn, âm nhạc, trình diễn … thì bạn bắt buộc làm mọi thứ từ đầu và sắp xếp sao cho hợp lý. Sự dụng địa điểm tổ chức là nơi làm việc hay chọn lựa một điểm khác, tập hợp các nhà cung cấp khác nhau cho tất cả các bên liên quan như: hoạt động văn nghệ, âm nhạc, trình diễn, phục vụ ... Ví dụ như: bạn đặt nhà hàng tin cậy nấu các món ăn, thuê lực lượng phục vụ riêng.

Sử dụng những gì có sẵn, chẳng hạn như ăn tối trong một quán hay nhà hàng, điều này tương đối là phổ biến với các công ty nhỏ. Nếu làm ở quán bar, sau tiệc, nhân viên có không gian nhảy múa, phần nữa các quán bar hay nhà hàng cũng có décor riêng cho noel. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp bạn cao hơn và đông nhân viên thì không gian quán bar có thể không cần là địa điểm lý tưởng. Nếu Chi phí doanh nghiệp cho phép, bạn có thể đưa ra ý tưởng thay thế, chẳng hạn như du lịch trên biển thành phố, hội nghị nấu ăn, làm cocktail ...

Một bữa tiệc đêm giáng sinh trọn gói là bữa tiệc sẽ được tổ chức bởi bên mà bạn thuê địa điểm và nó sẽ được quản lý bởi điều phối viên bên nhà hàng. Thường thì họ sẽ trình bày theo một chủ đề, thực đơn và các trò chơi cũng được lên sẵn và nó sẽ được dùng để phục vụ cho các doanh nghiệp khác nhau, hay cho đối tác của họ mỗi đêm.

Một tùy chọn khác là thuê hẳn sự kiện trung gian để tổ chức từ a đến z. Đây là lựa chọn cho các doanh nghiệp không có thời gian và nguồn lực để tự tổ chức một sự kiện từ đầu.

4. Địa điểm

lựa chọn và giữ địa điểm thích hợp với event càng sớm càng tốt. Những quan tâm quan trọng cơ bản để chọn địa điểm ưng ý là: phí thuê phải thích hợp với Chi phí, khách dễ dàng tìm thấy, có bãi đậu xe, có bản chỉ đường trên Internet. nhu cầu bên cung cấp báo giá dự trên mỗi yêu cầu và lựa chọn SP & DV của bạn. Thảo luận với bên cho thuê địa điểm nếu bạn muốn họ trang trí cho bạn về những gì bạn sẽ buộc phải cần thuê, chẳng hạn như: đồ nội thất , thiết bị giải trí , nhân viên vào ban đêm,…

Hãy sẵn sàng để thử và thương lượng Chi phí. Nếu bạn không yêu cầu, bạn sẽ không nhận được. Và nếu bị từ chối giá ưu đãi thì bạn có thể thử đề nghị những thứ khác như một "extra" hay "add-ons". Chắc chắn rằng về khoản thương lượng và đàm phán giá này, những chuyên viên tổ chức event có những cách làm riêng và đó chính là lý do bạn nên họ.