Một ngày nọ bạn – một sinh viên mới vào nghề hoặc một đội ngũ nhân viên trước giờ chỉ toàn làm những việc lặt vặt – được sếp tin cẩn giao cho quản lý 1 kịch bản việc làm, 1 nhóm cá nhân, thậm chí là một dự án. Đây sẽ là tiền đề để ta quản lý các event và trở thành sự kiện manager.
Nhưng tiếc là nhiều người không hướng tới và cố gắng thách thức mình qua các vấn đề này, cho rằng phần công tác của mình rất nhỏ nhặt, dễ chơi thì buộc phải gì đến kĩ năng quản lý nên không cố gắng tìm hiểu, trau dồi, làm đại khái theo nhiều năm kinh nghiệm và quán tính kiểu được chăng hay chớ. Đó là một sai lạc làm mất đi thời cơ thử sức và biểu lộ mình của ta.
Hôn nay bạn được giao quản lý một team phụ trách các vấn đề hậu bắt buộc hay phát tờ rơi trong sự kiện. Nếu làm tốt ngày mai có thể được giao quản lý hẳn một event lớn. Nếu quản lý lộn xộn dẫn tới đổ bể thì bữa sau thậm chí đi phát tờ rơi cũng không ai dám giao ta làm chứ đừng nói là được làm event manager. Mọi thứ đều đi từ thấp lên không nhỏ bạn à.
Nhưng nếu cứ đâm đầu vào làm siêng năng kiểu lấy siêng năng bù mưu trí cũng không ổn. cá nhân có tố chất quản lý biểu hiện mình làm được việc ngay từ những việc nhỏ nhặt nhất. bạn có biết có rất nhiều người cả đời không làm được gì ngoài vệc ngồi chờ người khác phân công việc làm cho để mà hoàn thành nó? vì vậy nếu bạn không có sẵn năng khiếu quản lý công việc thì hãy nỗ lực trau dồi nhé.
Sẽ có rất nhiều bỡ ngỡ, làm sao để quản lý hiệu quả và đạt được thành quả đây. Hãy cùng sự kiện Channel làm quen với khái niệm và tài năng quản lý dự án nhé.
Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi định nghĩa dự án là một phần việc có bắt đầu và kết thúc, được giao cho ta để vận hành và kết thúc nó. Theo khái niệm này, từ việc nhỏ như sẵn sàng phương án đồ ăn thức uống cho một nhóm khách cho đến tổ chức một event đều có thể coi là những dự án.
Các khái niệm về dự án và bài học về quản lý dự án ta có thể tìm thấy rất nhiều trên Google. Tôi chỉ xin nêu qua khái niệm như vậy và đi vào phần trọng tâm mà bất cứ ai quản lý dự án đều buộc phải trải qua. chăm sóc là các chia sẻ này mang tính nhiều năm kinh nghiệm và nhấn mạnh vào tính thực tế, các bạn có thể tự tìm tòi và bổ sung thêm.
Phần 1. Các bước trong quản lý dự án
Bước 1: Lên kế hoạch
Để một công tác thực thi được đòi hỏi cần có sách lược cho nó. sách lược không cần là mẫu viết ra để xem cho vui hay để trình lên sếp mà là dòng giúp ta làm cho dự án thực thi được cho bắt buộc nó bắt buộc rõ ràng, chi tiết và có tính khả thi, chứng tỏ được đầu óc quản lý công việc của chúng ta.
Ví dụ việc phát tờ rơi, không đơn giản là nhận tờ rơi về rồi cả nhóm chia nhau đem đi phát mà yêu cầu ta lên danh sách rõ ràng.
- Địa điểm: Phát tờ rơi ở những đâu, thời gian nào, có phải xin phép chủ vị trí không, phân chia vị trí cách gì để tiết kiệm thời gian đi lại.
- Nhân sự: Ai phát, một chỗ mấy cá nhân đứng phát, phát bao nhiêu tờ một buổi
- hình thức thể hiện: Trang phục thế nào, nên tránh điều gì
- Phòng ngừa rủi ro: thế nào để khỏi phát trùng, làm sao để kịp chạy mấy điểm một lúc mà phát, bị đuổi hay tịch thu tờ rơi thì phải làm sao?
- Phương án dự phòng: Nếu điểm này không phát được thì ta đã có danh sách các điểm thay thế chưa, nếu một cá nhân phát bắt buộc nghỉ bỗng nhiên xuất thì có quan trọng có người thay thế không, hay những người khác kiêm nhiệm được?
- Chi phí: Lương, phụ cấp tính thế nào?
- Quản lý: Quản lý, kiểm tra việc phát này thế nào để đảm bảo tất cả làm tốt, có cần cá nhân giám sát, chụp hình… hay cá nhân phát tự chụp và ghi chép lại địa điểm?
Đây là 1 loại sách lược phát tờ rơi đơn giản, trong đó dựa trên số lượng tờ rơi và thời gian, cá nhân lập tính toán được khối lượng việc làm và số lượng nhân sự quan trọng.
2. Tập hợp nhân sự thực hiện
ta có thể sẽ phải huy động một nhóm đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp mình hay thuê một nhóm sinh viên part time để cùng làm dự án. Nếu là leader của team này, chúng ta nên làm sao để đưa họ vào guồng một bí quyết hiệu quả?
Nếu nhóm này là những đội ngũ nhân viên ở công ty chúng ta, phải đảm bảo là họ làm việc tự nguyện và có ý thức trách nhiệm chung. Tôi đã gặp trường hợp một dự án bởi vì phòng marketing đảm nhận có huy động sự giúp sức của các phòng ban khác thì họ làm khá là miễn cưỡng và thiếu chủ động bởi nghĩ đây là nhiệm vụ của phòng quảng cáo. hiệu quả nhất là nên làm cho họ quán triệt tinh thần đây là việc chung của doanh nghiệp bằng cách nhờ trưởng phòng hay giám đốc mở lời trước cho mình “danh chính ngôn thuận” kêu gọi sự hợp tác. Trên lý thuyết là vậy, còn thực tế cũng phức hợp lắm, đòi hỏi bạn đủ khéo léo để họ không cảm thấy mình là lính bất đắc dĩ, đang nên thi hành lệnh của chúng ta mà tỏ ra chống đối, nhưng cũng đừng có thái độ cầu khẩn, nhờ vả thái quá để họ ngỡ đây là việc riêng của bạn và họ đang ban sự giúp sức cho chúng ta, khi nào có hứng giúp thì giúp.
Ngay cả trong một phòng ban liên kết với nhau còn cãi nhau ì xèo huống gì là kết hợp nhiều phòng ban. Lúc này kỹ năng team work và giải quyết mâu thuẫn quan trọng lắm (tìm và đọc thêm về nó trên mạng nhé).
3. Phân công, quản lý công việc
Có sách lược trong tay rồi, chúng ta dựa trên đó mà vận hành việc làm của mình.
Trước hết là nên phổ biến về dự án và mục đích việc làm, hãy cho họ biết họ đang làm gì, đáp ứng cho việc gì… mới khiến cho họ thấy rõ nghĩa vụ, đừng có kiểu úp úp mở mở hay cho rằng họ chỉ nên biết phần việc của họ. cần xác định những thông tin tối thiểu nào mà họ nên được biết.
Sau đó là phân công công tác. Việc này yêu cầu chúng ta sự chu đáo và tài năng quản lý tốt. Tôi rất dị ứng với kiểu giao việc bình thường như “Cả team khiến cho tôi việc A, việc B này nhé”. Hãy nghĩ xem nếu ta đưa ra đề nghị như vậy, ai sẽ là người tự nguyện nhận phần việc, áp lực nào về trách nhiệm và thời hạn để đốc thúc họ làm, và làm cách gì để họ thực hiện không chồng chéo?
Hãy giao cho chi tiết ra: Anh A làm phần việc này, chị B làm phần việc kia, đưa hạn chót (deadline) chi tiết mà họ bắt buộc hoàn thành, sự rõ ràng như vậy giúp mỗi cá nhân trong team biết mình phải làm gì và làm trong bao lâu. chúng ta sẽ không nên tốn nhiều thời gian giải thích và đốc thúc, cũng không ai đổ thừa được khi nhiệm vụ của họ đã rất rõ ràng.
Các bạn cần có 1 checklist rõ ràng như thế này để quản lý công tác cho khoa học.
Đừng quên huấn luyện cho họ những kiến thức chủ yếu để thực thi việc làm. Ví dụ muốn đội sales giúp mình việc spam marketing trên các diễn đàn thì cần chỉ dẫn họ chế độ spam, muốn mấy cô chương trình tân đứng đón khách thì buộc phải chỉ dẫn họ đón làm sao.
4. Giám sát tiến độ, báo cáo
phải bắt buộc liên tục giám sát tiến độ dự án bằng checklist và lịch trình công việc. chúng ta có thể sử dụng Microsoft Project hoặc Excel để lập tiến độ công việc (timeline) và chú ý. Mỗi ngày trôi qua, ta rà soát xem hôm nay phải làm gì, hoàn thành gì, buộc phải đốc thúc ai. Nếu quá nhiều hạng mục công việc và liên quan tới rất nhiều cá nhân, có thể là gởi mail nhắc việc hàng ngày.
Đây là 1 cái timeline công việc:
Nếu bạn là leader, hãy đảm bảo luôn nắm được tiến độ của team mình đang đi đến đâu. Nếu dự án dài cả tháng thì báo cáo theo ngày, theo tuần,dài cả năm thì báo cáo theo tháng và bạn nên báo cáo thường xuyên cho cấp trên dù họ không mong muốn. Như vậy chứng tỏ thái độ làm việc uy tín, kỹ càng và làm cấp trên luôn an tâm biết rằng công tác luôn vận hành tốt.
Có trục trặc gì xảy ra đe dọa bị trễ tiến độ, bạn buộc phải linh động xác định xem là có thể tự linh động giải quyết hay là báo cáo cấp trên để họ quyết định.
Nhiều người thường thiếu chủ động, việc gì cũng đợi cấp trên quyết định dẫn đến đổ bễ, trì hoãn công việc. Ví dụ như có mỗi việc duyệt hạng mục tài liệu hội nghị hay marquette tờ rơi mà cũng nên chờ đợi sếp quyết định, sếp không rảnh chưa kịp duyệt mà không dám hối thúc để tới phút cuối mới vắt chân lên cổ chạy, cuối cùng mọi chuyện đổ bể thì cần lãnh bao nhiêu điều tiếng cũng bởi sự kém chủ động.
Ngược lại, nhiều cá nhân lại chủ động thái quá, việc gì cũng chém trước tâu sau, ảnh hưởng tới cấp trên có cảm giác bị vượt mặt hoặc đặt cả công ty vào thế bị động về kế hoạch, chi phí.
Hãy phấn đấu kéo tất cả team vào guồng công việc chung để tạo một không khí sôi động. Hãy công khai cho mọi người nắm tiến độ chung, như việc biết anh A đang làm việc này, chị B đang làm việc kia để họ biết là không chỉ có họ đang nên cố gắng mà tất cả đang phấn đấu để bắt kịp tiến độ chung của cả team. Việc này có thể biểu lộ qua các email nhắc việc, email bàn thảo công việc có Cc cho tất cả mọi người hay các báo cáo định kỳ.
5. Đúc rút nhiều năm kinh nghiệm, khen thưởng, nhắc nhở
Khi dự án đã xong xuôi, chúng ta nên họp lại để tổng kết, đưa ra nhận xét, đúc rút nhiều năm kinh nghiệm để các dự án sau làm tốt hơn. Cũng phải thẳng thắn nhưng khéo léo đưa ra nhắc nhở những người chưa xong xuôi tốt và khen thưởng kịp thời các người làm tốt.
ANH THẢO - event Channel
0 nhận xét:
Đăng nhận xét